Par Eric Varin


Le temps représente le bien le plus difficile à gérer pour les dirigeants ou cadres d'entreprise. Pourtant en adoptant quelques principes de base, il est possible d'optimiser son efficacité au quotidien. La preuve en 3 conseils simples et faciles à mettre en œuvre.

L'organisation pour pallier à la défaillance de la mémoire

Tous les cadres et dirigeants d'entreprise connaissent le stress et l'angoisse, générés par les incontournables « To Do List ». Que l'organisation soit effectuée sur un agenda traditionnel ou sur un des supports technologiques innovants, ces listes de choses à faire demeurent désormais incontournables. Si la tenue de ces activités à mener à terme est devenue une nécessité au quotidien, c'est bien en raison de la défaillance de la mémoire de tout un chacun. Vouloir se souvenir de l'ensemble des idées à creuser, des projets à réaliser est non seulement impossible mais représente une source de perturbation de la concentration des décideurs. L'écrit reste et demeure accessible à tout instant.

Tout noter pour ne rien oublier, voilà la première règle d'une organisation plus efficace.

La hiérarchisation pour lutter contre les émotions au profit de l'efficience

Mais conserver à jour l'ensemble des tâches qui vous incombent n'est pas suffisant, loin de là. Il vous faut déjà apprendre à hiérarchiser ces tâches à réaliser. Pour cela, la classification traditionnelle entre l'urgent et l'important reste de mise. La notion de temps, avec les choses urgentes, détermine votre emploi du temps de la journée ou de la semaine, alors que la notion de valeur ajoutée, avec les activités importantes, s'impose dans la gestion du moyen terme. Ne pas délaisser l'un au profit de l'autre n'est pas aussi évident que cela peut apparaître.

Des tâches urgentes et importantes à celles sans aucune urgence et peu importantes, vous vous retrouvez donc avec une nouvelle liste d'activités à réaliser. Apprenez à les hiérarchiser, même si vous devez passer par la numérotation pour y parvenir. Une tâche importante non urgente ne signifie pas qu'il n'existe aucune contrainte de temps. Puisqu'elle est bénéfique en termes de valeur ajoutée, autant prévoir de la réaliser le plus rapidement possible pour que vous puissiez en tirer pleinement profit.

Hiérarchiser impose donc aussi une parfaite connaissance des priorités de l'entreprise, gage d'une plus grande efficience dans vos tâches.

L'organisation d'équipe au service de votre efficacité personnelle

Ecrire et hiérarchiser représentent donc les deux premiers conseils pour gagner en efficacité dans votre organisation. Mais vous ne travaillez pas seul, et vous devez tenir compte de vos collaborateurs et/ou de vos partenaires. A quoi bon réserver une plage horaire pour vos tâches urgentes de la journée, si vous êtes perturbés à de maintes reprises par des mails ou des coups de téléphone. Il vous faut apprendre à gérer votre temps en tenant compte des autres intervenants. Se concentrer sur les tâches exigeant une concentration intense à un moment, où vous ne risquez pas d'être dérangés ou réserver les tâches courantes comme la lecture du courrier ou des mails à des périodes où vous serez sollicités par les autres….

Optimiser son organisation passe aussi par une meilleure compréhension des attentes de chacun.

La mise en place de ces 3 simples conseils nécessitera que vous acceptiez de perdre un peu de temps pour élaborer cette nouvelle organisation, mais au final c'est bien votre efficacité qui en sera optimisée.

Et vous quelles sont vos astuces pour gagner du temps au quotidien ?

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