Lorsque les dossiers s’empilent sur le bureau, il est indispensable de garder la tête froide. Voici quelques pistes pour y voir plus clair :

1.Distinguer les tâches qui demandent plus de temps si elles s’accumulent, et les autres. Les premières doivent en effet être effectuées en priorité, alors que les autres peuvent être mises temporairement de côté.

2.Planifier plus finement est essentiel en période de rush. Plus un dossier est gros et flou, plus il semble insurmontable car la marche pour y parvenir paraît trop haute. A contrario, plus il est « saucissonné » en mini-tâches (ou mini-objectifs), plus il semble réalisable. Ces « mini-objectifs », définis avec l’équipe en fonction des compétences et disponibilités de chacun, sont autant de petites marches à gravir ensemble jusqu’à l’objectif à atteindre.

3.Voir le côté positif de cette période de rush vous aidera à y faire face plus sereinement. En effet, cette surcharge de travail a aussi un côté positif, elle est peut-être due à la signature d’un gros contrat, ou à la finalisation d’un gros projet que vous avez hâte de terminer. Un manager efficace et à l’écoute de ses collaborateurs trouvera le levier de motivation efficace pour renforcer la motivation et la synergie d’équipe.

4.Déléguer certaines tâches vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel. Avant de déléguer, veillez à prendre le temps de donner toutes les informations nécessaires et les consignes aux personnes qui deviendront en charge du dossier. Assurez-vous également que ces personnes ne sont pas déjà surchargées de travail…

5.Réaliser une liste des tâches permet de ne pas se laisser dépasser par les nouvelles tâches qui s’ajoutent au fur et à mesure. En les classant par priorité et en actualisant ce classement en fin de journée, vous garderez la maîtrise de votre planning.

6.Penser à faire des pauses vous aidera à prendre du recul et à aborder la deuxième partie de la matinée ou de l’après-midi sans être épuisé. Il est essentiel de vous ménager des temps de repos afin de rester solide psychologiquement.

7.Ne pas se laisser distraire renforcera votre efficacité. Organisez-vous des plages horaires pour la lecture des mails, les rappels téléphoniques. Vous pouvez également indiquer à vos collègues que vous n’êtes pas disponible dans tel ou tel créneau horaire.

8.Enfin, comprendre les causes de ce rush est indispensable afin d’anticiper et d’éviter (si possible) qu’il ne se reproduise. En outre, analyser la façon dont a été géré ce rush permettra également d’en souligner les points positifs et les axes d’amélioration.