Depuis quelques années, les centres d’affaires, appelés plus communément Business Center, se sont imposés comme étant une solution de location de surfaces professionnelles très appréciée des entreprises. Qu’en est-il en Suisse et quelles sont les raisons de ce succès ?

Qu’est-ce qu’un centre d’affaires ?

Les centres d’affaires représentent des surfaces séparées en plusieurs espaces de travail. La plupart du temps scindés par des cloisons, ces espaces sont de toutes tailles et adaptés aux besoins des petites commes des grandes entreprises pour des durées déterminées ou indéterminées. L’entreprise qui loue une surface professionnelle dans un centre d’affaires bénéficie d’un aménagement déjà en place : mobilier de bureau, lampe, poubelles, téléphones, connexion internet ou encore système de rangement font partie intégrante de l’offre proposée par les Business Center.

Les centres d’affaires sont gérés par des spécialistes de l’immobilier et du service à la clientèle. La gestion des centres d’affaires diffère de celle d’une régie immobilière. En effet, les équipes étant sur place, leur activité se rapproche fortement de celle que l’on trouve dans le domaine de l’hôtellerie.

A qui s’adressent-ils ?

Les centres d’affaires offrent des solutions sur mesure qui intéressent non seulement les indépendants mais également les PME ou les sociétés étrangères qui s’installent en Suisse. Par exemple, les PME axées principalement sur la vente de leurs produits sont heureuses de pouvoir compter sur une réception qui assure l’accueil de leurs clients, la prise de messages téléphoniques ou la réception de colis.

Les indépendants et les micro-entreprises sont une clientèle importante des centres d’affaires. En effet, lorsqu’une société est créée par une personne seule ou un petit comité, difficile parfois de faire face à la solitude des débuts. Les centres d’affaires leur offrent la possibilité de louer un bureau prêt à l’emploi et de partager des espaces communs avec d’autres locataires, évitant ainsi de devoir brancher son ordinateur dans un restaurant ou de travailler depuis son canapé. Les échanges enrichissants qui se créent entre les locataires débouchent souvent sur des collaborations, la proximité favorisant les synergies. C’est dans cette optique que les espaces co-working se créent de plus en plus souvent au cœur des centres d’affaires. Location à la journée, à la semaine ou au mois, cette solution qui permet de répartir ses frais est idéale pour le développement de projets ponctuels ou simplement pour profiter d’un cadre de travail professionnel.

De plus en plus de femmes se mettent également à leur compte. Pour répondre à leurs besoins, les centres d’affaires développent leur offre. « Chez Ichibani Business Center, nous mettons à leur disposition un bureau pour une séance de formation ou de coaching pour seulement CHF 25.- les deux heures. Elles évitent de recevoir leurs clients dans leur salle à manger » confie Hélène Daniele, responsable du centre d’affaires Ichibani à Rolle.

Quels sont les + offerts par les centres d’affaires ?

Un soin tout particulier est apporté aux prestations fournies par les centres d’affaires. Généralement, les locataires bénéficient d’un espace cuisine ou coin pause commun qui contient refrigérateur, four à micro-ondes, vaisselle, lave-vaisselle, machine à café, bouilloire, etc. Ils accèdent librement à ces espaces et peuvent utiliser le matériel à disposition, sans avoir à se soucier de l’intendance puisque l’intégralité de la mise en propreté est gérée par l’équipe elle-même ou par une société de nettoyage mandatée.

Les centres d’affaires disposent également d’un espace « administration » dans lequel se trouvent photocopieuse, déchiquetteuse de papier, massicot et autres matériel de bureau. Bien entendu, les centres d’affaires disposent de salles de réunion de différentes tailles adaptés aux besoins des clients et de leur propre wifi, à haut débit de préférence, sur lequel se connectent les locataires. Tout est refléchi pour que ces derniers ne se concentrent que sur leur activité, sans avoir à se soucier de la gestion de l’infrastructure ou de l’administration. A ce propos, les équipes spécialisées des centres affaires proposent également la gestion administrative à leurs clients. Tri et gestion du courrier, réception des appels téléphoniques ou encore réservation d’une table au restaurant sont autant de prestations offertes aux clients.

Quant aux entreprises qui n’auraient besoin que d’un bureau virtuel, elles font appel aux services de domiciliation en inscrivant une adresse virtuelle au centre d’affaires même. La réception du courrier et des appels téléphoniques est ainsi gérée par les collaborateurs du centre.

Pour résumer, le principal avantage est sans doute la flexibilité qu’offrent ces centres. En attendant la fin des travaux d’un bâtiment ou en cas de retards de livraison de mobilier dans une entreprise, beaucoup de sociétés trouvent leur compte en intégrant un centre d’affaires et en s’y installant pour la durée qui leur convient. Ainsi, les employés sont immédiatement opérationnels, dans un bureau fonctionnel entièrement meublé.

La Suisse n’échappe pas à cette tendance

Travailler en centre d’affaires est déjà pratique courante depuis quelques années dans de nombreux pays, principalement aux Etats-Unis où l’on trouve très fréquemment des espaces professionnels en open space. Les centres d’affaires auraient vu leur origine dans les années 1980 dans les principales villes d’affaires des États-Unis. Or, cela reste une manière de travailler relativement nouvelle. Les avantages considérables que représente le travail en centre d’affaires ont permis à cette pratique de se développer rapidement à travers le monde et la Suisse surfe également sur cette tendance. Par exemple, l’arc lémanique, en pleine croissance, accueille de plus en plus d’entreprises qui sont séduites par la qualité de vie de cette région et sa situation géographique idéale, entre Lausanne et Genève. Le centre Ichibani l’a bien compris en installant ses locaux à Rolle : « Ichibani répond aux besoins des entreprises suisses, voire locales, qui ont besoin de surfaces commerciales supplémentaires à proximité de leur siège mais également des entreprises étrangères qui souhaitent disposer d’un siège en Suisse ou qui ont besoin temporairement d’un espace professionnel dans lequel développer un projet » nous explique Hélène Daniele, responsable du centre.

Les centre d’affaires, une opportunité en cas de restructurations ou de licenciements

Les centres d’affaires sont non seulement utiles ponctuellement pour des projets lorsqu’une société se développe dans le bon sens, mais également en cas de fusion ou de restructuration. Par exemple, lorsqu’une entreprise doit remettre ses locaux rapidement empêchant ainsi les collaborateurs de finaliser un projet à leur place de travail, ou en cas de licenciements, les employés peuvent terminer leur projet et le mener à bien dans de bonne conditions.

Ils ont testé et approuvé le travail en centre d’affaires

La société GEM’S World Academy Etoy, qui vient d’emménager dans sa nouvelle école, a choisi d’intégrer un centre d’affaires pendant plusieurs mois en attendant que les travaux de son nouveau bâtiment soie
nt totalement terminés et qu’il soit prêt à accueillir ses collaborateurs.

La directrice de GEMS World Academy Etoy, Madame Audrey Peverelli, témoigne de son expérience en centre d’affaires. Elle a intégré, ainsi que son équipe administrative, le centre Ichibani à Rolle pendant 8 mois.

« Nous avons beaucoup apprécié notre passage au sein du centre d’affaires Ichibani car les espaces de travail modulables ont permis d’accueillir les collaborateurs de notre école sur une durée de 8 mois. L’équipe sur place a su anticiper nos demandes. De plus, pour satisfaire nos besoins, nous avons pu rapidement louer deux salles de réunion supplémentaires pour une durée d’un mois. Les services fournis par le centre nous ont beaucoup aidés dans cette période de transition durant laquelle nous avons pu continuer à travailler dans d’excellentes conditions. Intégrer ces bureaux a été une chance pour nous qui attendions que notre nouveau bâtiment soit terminé pour la rentrée scolaire. Je ne peux que recommander le travail en centre d’affaires comme celui d’Ichibani car les conditions de travail y sont idéales. »

Mélina Neuhaus Consultante pour le magazine Le Monde Economique et Co-fondatrice du cabinet Elitia