Toute entreprise a l’obligation légale de conserver certains documents pendant une durée minimale. Une mesure qui se révèle indispensable en cas de contentieux : l’entreprise doit en effet être capable de faire valoir ses droits en produisant ses archives.

L’avènement du numérique a entraîné une modification des comportements. Les échanges de documents électroniques (contrats, factures…) se sont multipliés. Les entreprises doivent faire face à des exigences réglementaires pour la conservation et l’archivage des documents.

Il est d’abord essentiel de rappeler que les documents numériques peuvent avoir deux natures : il peut s’agir de documents originaux papiers et scannés, ou de documents nativement numériques (factures électroniques, états comptables issus du logiciel ERP, bulletins de salaire, …).

Ils mettent en évidence l’existence d’enjeux extrêmement importants pour l’entreprise, et posent la question de la conservation « conforme » de ces documents. En plus de faire face aux obligations de conservation pour les durées légales, il faut en assurer l’intégrité, la disponibilité, la sécurité, la confidentialité et la traçabilité, pour des durées pouvant être très longues. De plus, elle doit être capable de produire, en cas de contentieux, de litige ou de contrôle des documents recevables comme preuves.

La GED est un outil logiciel permettant la gestion quotidienne de documents de type bureautique. Ces « archives courantes » restent « vivantes » et peuvent évoluer avec le temps. Si la GED permet de stocker, modifier, valider ou encore partager des documents électroniques, elle ne remplit pas forcement une fonction d’archivage. En effet, elle n’assure ni une protection contre les modifications, ni un horodatage fiable, ni l’intégrité du document, ni sa valeur probatoire de base.

La finalité principale d’un document archivé étant de conserver son authenticité et son intégrité, elle implique un certain nombre de contraintes techniques, légales et règlementaires, qui sont assurées par un module complémentaire d’archivage électronique. En complément des fonctionnalités permises par la GED, l’archivage électronique à pour but de préservation des documents électroniques (au sens strict du terme). Au moment de leur versement, et après authentification, le système contrôle la cohérence des documents déposés par rapport à un référentiel propre à l’entreprise (format, taille, type et valeur des métadonnées, etc.). Après leur avoir appliqué un horodatage, le système d’archivage électronique effectue un traitement (signature électronique). Ce calcul permet d’assurer de la non-modification/altération des documents pendant leur conservation, gage de leur intégrité.

Chaque évènement intervenant sur les archives pendant leur durée de conservation (versement, modification de durée de conservation, restitution, destruction), tout comme l’organisation des données (plan de classement), sont enregistrés dans des journaux auditables. La destruction elle-même est contrôlée et encadrée, pour éviter tout risque de suppression accidentelle.

Pour être conforme à la réglementation, l’idéal est de combiner les deux solutions, certain éditeur comme Doc.SERIES propose une gamme complète. L’interface doit en effet être perçue comme un « guichet unique », qui permet aux collaborateurs d’avoir accès à l’ensemble des documents numériques de l’entreprise dont il a l’autorisation.

Avec plus de 20 ans d’expérience, l’équipe Doc.SERIES est leader dans les solutions de gestion électronique des documents. L’innovation est dans l’ADN de la société qui propose des solutions innovantes, performantes et simple d’utilisation. Plus d’informations : http://www.doc-series.ch

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