Qui n’a jamais eu l’impression de perdre son temps dans des réunions sans queues ni têtes, et sans colonne vertébrale entre deux? Personnellement, j’en ai connues et je me rassure (ou je m’inquiète…) en me disant que je n’y étais pas seul. Bien sûr, certaines réunions se passent dans de bonnes conditions: chacun peut y partager ses informations ou son point de vue, des décisions sont prises, les dossiers avancent, etc. Mais trop souvent nous sortons des réunions avec la désagréable impression que notre temps aurait été plus utile ailleurs, et que nous sommes déjà en retard pour la réunion suivante!

Que faire? Les réunions sont pourtant nécessaires, au moins le pense-t-on: le simple fait qu’elles soient si répandues prouve bien leur pertinence… non? A défaut de parler de pertinence, il est difficile d’imaginer se passer totalement des réunions, ne serait-ce que parce l’être humain vit en société et a un besoin fondamental du contact avec ses pairs.

Au-delà de ce besoin de lien social, les réunions sont l’occasion de partager des informations, de créer et de maintenir un esprit d’équipe et d’impliquer les personnes concernées dans l’analyse et la résolution des problèmes. Or, quelques précautions simples avant, pendant et après une réunion permettent d’en améliorer grandement la qualité et l’efficacité!

Avant

Vous voulez faire une réunion? STOP! Trop souvent, nous nous réunissons pour tout et n’importe quoi, parfois sans même savoir pourquoi. Avant de convoquer tout le service, considérez ce que vous voulez faire: transmettre ou partager des informations? Prendre une décision? Faire un état des lieux?

Puis, en fonction de votre objectif, imaginez les alternatives possibles: une information par écrit, un coup de téléphone ou une consultation par courriel pourraient-ils faire l’affaire?

Ensuite seulement, lorsque l’objectif de la réunion est clair et que sa nécessité est avérée, vous pouvez considérer qui convoquer à la réunion. En effet, un groupe restreint est plus efficace et chacun s’investit plus volontiers s’il a l’impression que le sujet de la discussion le concerne. Cela peut vous obliger à scinder vos réunions, ou à les structurer en fonction des différents objectifs. Il est désormais temps d’informer les participants en indiquant les points suivants:

• La date, l’heure de début et de fin, et le lieu
• L’objectif de la réunion
• Les personnes présentes
• Les documents que les participants doivent apporter
• L’ordre du jour et le temps imparti aux différents points
• La préparation attendue (lecture de documents, questions, etc.)

Structurer la préparation de la réunion est essentiel car cela pose les bases d’une réunion réussie. Les participants se sentent concernés et ils se préparent donc davantage. L’animation de la réunion en sera également facilitée: les décisions pourront être prises car les participants auront pris connaissance des rapports et il sera plus facile de rappeler le respect du temps si les points à traiter sont connus.

Pendant:

Durant la réunion, n’oubliez pas d’en rappeler l’objectif, l’ordre du jour et de résumer périodiquement l’avancement du travail. N’hésitez pas non plus à impliquer les participants en leur donnant des responsabilités. Par exemple, la personne qui tient le PV peut aussi appuyer l’animation de la réunion en usant du prétexte de sa fonction: « Nous avons dit beaucoup de choses sur ce point et je suis un peu perdu, que dois-je noter en conclusion? ».

Si vous constatez que l’équipe a tendance à digresser, n’hésitez pas à recentrer les débats en indiquant quand les autres sujets seront abordés. Dans ce sens, des interventions « hors sujet » lors de réunions sont le signe que les collaborateurs ont des choses à exprimer, et il est important d’en tenir compte. N’oubliez pas non plus que l’objectif d’une réunion peut être de maintenir le lien entre les membres de l’équipe et de favoriser l’échange d’informations. Il faudra alors prévoir un peu de temps pour les digressions et les accepter, car elles constituent ce ciment.

Après:

Une fois la réunion terminée, communiquez le compte-rendu et assurez-vous que les participants réalisent les tâches qui leur incombaient. Cela montre l’importance que vous apportez aux sujets qui ont été traités.

Structurer les réunions apporte donc une efficacité plus grande, en particulier par rapport à la préparation et l’implication des participants. Prenez la peine d’expliquer vos attentes, la manière dont vous souhaitez que chacun se prépare, etc. Ainsi, structurer et expliquer sont les deux ingrédients essentiels à des réunions vertébrées! En effet, en structurant la réunion et en expliquant les attentes et les méthodes de travail, tous les participants seront mieux outillés pour participer efficacement.

Finalement, il est important de tenir compte de la culture de l’équipe et de l’entreprise. Les participants doivent avoir le temps de comprendre ce que vous attendez des réunions et de s’ajuster à leur rôle.

Consultant pour le cabinet conseil cbva SA, Julien Rosselet collabore avec Le Monde Economique en qualité d’expert